学院内各会议室是学院的公共资源，为加强学院会议室管理，确保会议室的规范、有效利用，特制定本管理办法。

第一条 会议室是学院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所，所有会议室均无条件、无偿对院内开放共享；除以上活动外，其它活动需经学院党政办批准方可使用。

第二条 会议室由院党政办公室统一协调，负责会议室设备维护，茶水用品等的购置等相关事宜。未经允许，任何部门和个人不得挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

第三条 会议室实行提前预约制度。相关人员（部门）使用会议室，需到相关会议室管理人员处申请、登记，包括会议主要内容、参会人数、使用时间、借用人（或联系人）及联系电话、安全负责人等信 息。

第四条 会议室使用需遵循重要活动优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则。各系会议室以系会议、活动优先，在院会议室不够用的情况下，党政办再统一调配。

第五条 会议室管理人员负责会议室的登记、安全、清洁和管理工作。借用人（或联系人）应提前30分钟到登记处领用钥匙，需晚上使用的请于当天下午下班之前提早登记领用，遇法定节假日请提早于上班时间与管理员联系。若在预定时间不能按时使用时，申请人应及时通知管理员。

第六条 使用人应爱护会议室设施，并保持会议室清洁。会议室活动结束后，使用人应进行必要的检查，关闭各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗，对会议室进行清扫和整理，如有损坏照价赔偿。

第七条 节假日使用会议室需特别做清洁服务的，请支付卫生服务费：半天30元，一天50元。

本办法由院党政办公室负责解释，自2012年12月01日起试行。